Document Management System: utilità dell’archivio elettronico
La necessità di archiviare la documentazione aziendale in un modo semplice ed efficiente è sempre più impellente: i vecchi archivi cartacei sono ormai stati quasi completamente sostituiti da sistemi di conservazione digitale, secondo le più recenti normative di legge. Il document management è la disciplina che si occupa di rendere più semplici, agili ed efficienti gli archivi digitali, spesso e volentieri caratterizzati dalla presenza di una grandissima mole di documentazione: vediamone ora gli aspetti principali e l’utilità in contesto aziendale.
Le recenti normative sulla digitalizzazione prevedono l’obbligatorietà di emissione di fatture digitali con firma elettronica in moltissimi casi come, ad esempio, nei rapporti con la pubblica amministrazione. Anche alcune
delle documentazioni interne all’azienda dovranno essere necessariamente conservate in formato elettronico: questo porterà, ovviamente, alla necessità di stoccare sui PC un grandissimo numero di documenti differenti.
L’assenza di un’organizzazione studiata sin nei minimi dettagli potrebbe facilmente generare il caos: perdersi in un
archivio elettronico è molto più facile di quel che si pensi, e causerebbe l’irreperibilità della documentazione o la perdita di alcuni dati fondamentali. Fortunatamente, possono venire in nostro soccorso i cosiddetti “Document Management System“, ossia dei sofisticati software di gestione che permetteranno di gestire l’archiviazione di tutta la documentazione nel modo più logico ed agile possibile, rendendo molto semplice ed agevole il reperimento dei vari documenti. Questi sistemi possono anche prevedere la possibilità di condividere in modo pressoché immediato i documenti selezionati con altre aziende o con i propri clienti: la velocità di condivisione migliorerà e renderà più efficiente il flusso di lavoro, mandando definitivamente in pensione i vecchi fax e le lettere raccomandate.
Personalizzazione e flessibilità
Naturalmente, non tutte le aziende avranno le stesse necessità di archiviazione e condivisione: per questo motivo SB Italia, azienda milanese specializzata nella gestione IT, propone tecnologie all’avanguardia per la personalizzazione degli archivi digitali, dalla creazione fino ai processi di ottimizzazione finali. La creazione di un archivio digitale personalizzato nasce con il design logico della struttura dell’archivio stesso: in questo modo si potranno realizzare dei sistemi di gestione dei documenti intuitivi e semplici, ritagliati sulle reali necessità dell’impresa. Ma la perfezione nella gestione dei documenti non è sufficiente: per questo verranno integrati, a seconda delle necessità del cliente, anche altri servizi utili, come l’interoperabilità tra aziende – sistema che semplifica il processo di condivisione delle fatturazioni con altre imprese. La gestione del flusso di lavoro, dei processi e dei contenuti è, parimenti, importantissima, e viene personalizzata a seconda delle varie necessità aziendali. Un occhio di riguardo è dedicato
all’innovazione tecnologica: la piattaforma Docsweb offre persino la possibilità di gestire la propria documentazione in mobilità, tramite applicazioni dedicate, ed è in continuo miglioramento di pari passo con la nascita di nuove tecnologie. La flessibilità è la parola d’ordine: questi sistemi sono utilizzabili con qualunque tipo di browser e con qualunque tipo di device elettronico, dal tablet fino ai classici PC desktop.
La possibilità di creare un sistema di gestione dei documenti personalizzato e adatto alle specifiche aree di lavoro aiuterà a migliorare i processi lavorativi e a renderli più efficienti, in linea con le recenti normative amministrative: un’opportunità da non perdere, per migliorare il proprio lavoro e quello di tutti i propri dipendenti!
